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Ressort Kommunikation

Das Ressort Kommunikation kann in interne und externe Kommunikation aufgeteilt werden, welche jeweils drei bzw. vier Unterbereiche umfassen. Die interne Kommunikation beinhaltet das Verfassen von Mails an die Organisator*innen, die Organisation und Leitung der Kernteam- sowie jene der Plenumssitzungen. Zur externen Kommunikation gehört die Kommunikation mit externen Organisationen, die Pressearbeit, die Werbung in den Vorlesungen und der Betreuung von Mail Accounts der NHWZ. Diese Aufgaben können natürlich je nach umständen und Präferenzen des Kernteams neu verteilt werden. (Bei der Pressearbeit stellt sich z.B. immer wieder die Frage, ob es nicht mehr Sinn machen würde sie beim Ressort Marketing anzugliedern).

Neben den Mail Accounts der NHWZ an sich sind natürlich auch noch die zum Ressort gehörenden Mail Accounts zu betreuen: kommunikation@nachhaltigkeitswoche.ch und presse@nachhaltigkeitswoche.ch.

Der Arbeitsaufwand ist mehr oder weniger konstant verteilt, nimmt aber vor und während der NHWZ spürbar zu. Viele Aufgaben können gut im Voraus erledigt werde, was das einteilen der Arbeit wesentlich erleichtert. Nichtsdestotrotz ist es zu empfehlen verschiedene Aufgaben die Unterstützung von Organisator*innen aufzusuchen.

1. Interne Kommunikation

Zur internen Kommunikation gehören Kommunikationsaufgaben innerhalb der NHWZ: Das verschicken von Mails an die Organisator*innen und die Organisation und Leitung der Kernteam- sowie Plenumssitzungen.

1.1 Mails an die Organisator*innen

Diese Mails dienen als Schnittstelle zwischen dem Kernteam und den Organisator*innen und werden genutzt um wichtige Informationen wie z.B. Sitzungsdaten, Links, Folien, Doodles oder Erinnerungen zu vermitteln.

Für die NHWZ 2019 haben wir alle Mails in Deutsch und Englisch verfasst. Da aber die meisten Organisator*innen Deutsch gut verstanden liegt die Vermutung nahe, dass es sich nicht lohnt die Mails auf Englisch zu übersetzten. Da dadurch aber alle Englischsprachigen Interessenten schon im Voraus ausgeschlossen werden, entwickelt sich ein Teufelskreis. In Anbetracht diese Tatsache gilt, basierend auf der Zielgruppe der NHWZ, abzuwägen, ob es sich lohnt sämtliche Mails auf Englisch zu übersetzen.

Tipps:

  • Dinge, die in die Mails müssen kontinuierlich aufschreiben, idealerweise direkt im Mail, damit sie nicht vergessen gehen.
  • Das Versenden der Mails automatisieren, z.B. durch die Mail-Merge Funktionen von Mozilla Thunderbird (https://addons.thunderbird.net/en-US/thunderbird/addon/mail-merge/), Microsoft Outlook, oder besser ein * Programm wie Mail Chimp (https://mailchimp.com/).
  • Das Verwalten der Adressen automatisieren. Z.B. mit Mail Chimp (https://mailchimp.com/).
  • Da engagierte Personen immer knapp bei Zeit sind, empfiehlt es sich die Mails so kurz wie möglich zu halten und die wichtigsten Elemente fett herauszustreichen. Da, die Mails aber trotzdem motivierend und ansprechend sein sollten, wird das Ganze meist zum Balanceakt.

1.2 Organisation und Leitung der Kernteamsitzungen

Die Kernteamsitzungen dienen dem regelmässigen Austausch zwischen den Kernteammitgliedern. Sie stellen sicher, dass alle immer auf dem Laufenden sind, dienen zum Fällen von Entscheidungen und Koordinieren von gemeinsamen Aufgaben.

Zur Leitung gehört die Moderation der Sitzung. i.e. das Sicherstellen, dass die Diskussionen zielorientiert beim Thema bleiben, sowie das Überblick über die Traktanden zu behalten. Da dies meist sehr viel Aufmerksamkeit beansprucht, ist es am besten, wenn jemand anders das Protokoll übernimmt.

Tipps:

  • Vereinbart direkt am Ende einer KT-Sitzung, den Termin für die nächste Sitzung
  • Schaltet die Traktanden so früh wie möglich auf, damit alle KT-Mitglieder ihre Traktanden für die nächste Sitzung direkt eintragen können.
  • Es ist am einfachsten, wenn die Person ein Traktandum einführt, die es aufgeschrieben hat.
  • Vermerkt Zeit und Ort, zusammen mit den Traktanden, an einem Ort (z.B. bei Slack pinnen) der für alle gut ersichtlich ist.
  • Die Sitzungen sind mit 2-4h zwar relativ lang, aber auch extrem motivierend. Umso wichtiger ist es regelmässig (alle 1-2 Wochen, am Anfang reicht ev. alle 3) eine einzuberufen, damit alle motiviert bleiben. Zusätzlich sind die Sitzungen auch kürzer, wenn die Traktanden über mehrere Sitzungen verteilt sind.
  • Aufgrund der Länge der Sitzungen empfiehlt es sich auch alle 1-2h eine kurze Pause einzulegen – selbst wenn alle so schnell wie möglich fertig sein wollen. Denn, je länger die Sitzung dauert desto stärker nehmen Konzentration und Produktivität ab. Deshalb lohnt es sich so gut wie immer mindestens eine Pause einzulegen.
  • Als Raum haben wir jeweils einen leerstehenden Raum oder Arbeitsplatz an der ETH genommen, da diese sehr zentral ist und so gut wie immer verfügbar war.
  • Da die Sitzungen meist am Abend sein werden, empfiehlt es sich genügend Essen bereitzustellen. Der Einkauf muss nicht zwingend vom Ressort Kommunikation übernommen werden, sondern kann auch gut von einem anderen KT-Mitglied übernommen werden, dass z.B. auf dem Weg an einem Supermarkt vorbeikommt.
  • Schreibt das Protokoll direkt in die Traktanden, aber mit einer anderen Farbe. Das reduziert die Anzahl Dokumente und vereinfacht den Überblick.

1.3 Organisation und Leitung der Plenumssitzungen

Zu den Plenumssitzungen gehören der Kick-Off, die 1. und 2. Plenumssitzung, das Briefing und das Debriefing. Ähnlich wie die Mails, dienen auch sie als Schnittstelle zu den Organisator*innen. Im Gegensatz zu den Mails ermöglichen sie euch direktes Feedback zu erhalten, die Vernetzung unter den Organisator*innen zu fördern, oder gemeinsam an der NHWZ zu arbeiten.

Da auch an der Plenumssitzung die jeweiligen Traktanden von der Verantwortlichen Person eingeführt werden beinhaltet die Sitzungsleitung hauptsächlich das Zeitmanagement.

Der Kick-Off dient dazu interessierte Personen und langjährige Organisator*innen auf die kommende NHWZ einzustimmen, so dass sich nachher alle ein grobes Bild der NHWZ machen könne. Bei Interesse können hier natürlich auch bereits die ersten Jobs vergeben werden.

Die 1. und 2. Plenumssitzung dient zur Planung der NHWZ, insbesondere der Ausarbeitung des Programms und der Bildung der Eventteams.

Am Briefing werden alle Informationen vermittelt die für die Woche an sich relevant sind. Dazu gehören z.B. Informationen über das Sammeln von Besucherzahlen und Besucherfeedback, das Tragen der T-Shirts, das Überreichen von Geschenken oder Fragen der Logistik.

Am Debriefing gilt es natürlich zuerst den gemeinsamen Effort (z.B. durch Leistungsbestätigungen) und die erreichten Ziele (z.B. der Hochschulpolitik oder Besucherzahlen) hervorzuheben. Zusätzlich können hier noch verbleibende logistische Fragen geklärt (z.B. fehlende T-Shirts, Spesen) und auf kommende Teambuilding-Events (z.B. Grill’n’Chill) hingewiesen gemacht werden.

Tipps:

  • Diese Sitzungen sind für alle Beteiligten relativ anstrengend. Umso wichtiger ist es sie durch Pausen, Energizers und Apéros aufzulockern. Insbesondere Energizers sind extrem gut fürs Teambuilding.
  • Damit alles reibungslos abläuft und der Zeitrahmen eingehalten wird empfiehlt es sich einen ausführlichen Plan der Sitzung, mit Traktanden, Verantwortlichen und Zeitrahmen zu machen. Ein Beispiel findet sich hierzu auf der Drive unter 7. Nachhaltigkeitswoche 2019\Kernteam\Sitzungen\2. Plenumssitzung\«2. Plenumssitzung Traktanden und Ablauf»
  • Verwendet kurze und intuitive Links, konvertiert sie auf den Folien direkt zu Hyperlinks. Das Vereinfacht den Organisator*innen das Verwenden der Ressourcen.
  • Prüft, dass die Links wie beabsichtigt (z.B. dass Links auf die Drive die richtigen Rechte beinhalten) funktionieren.
  • Versendet die Folien und Unterlagen zusammen mit den wichtigsten Punkten der Sitzung möglichst kurz nach der Sitzung, so dass alle direkt weiterarbeiten können und Organisator*innen die nicht teilnehmen konnten möglichst alle Infos haben.

2. Externe Kommunikation

Die externe Kommunikation umfasst alle Kommunikationsaufgaben die über die NHWZ an sich hinausgehen. Dazu gehören die Kommunikation mit externen Organisationen, die Werbung in den Vorlesungen, die Pressearbeit und von Mail Accounts der NHWZ.

2.1 Kommunikation mit externen Organisationen

Externe Organisationen sind mit ihren Beiträgen an Podien und Vorträgen während der Woche ein wichtiger Bestandteil der NHWZ. Viele Organisationen und Personen werden jeweils von den Organisator*innen direkt angefragt, es gibt aber auch Organisationen die direkt auf die NHWZ zukommen und einen Beitrag zum Programm leisten wollen. Da die NHWZ aber eine Veranstaltung von Studierenden für Studierende ist können externe Organisationen selbst keine Events veranstalten. Damit sie aber trotzdem ihre Expertise an den Veranstaltungen einbringen können müssen sie mit den Organisator*innen vernetzt werden.

Zu diesem Zweck gibt es online unter https://nachhaltigkeitswoche.ch/mitmachen/ ein Formular für externe Organisationen, die mitmachen wollen. Die Resultate werden dann online auf der Drive (7. Nachhaltigkeitswoche 2019\Kernteam\KT-Kommunikation\Externe Organisationen\«Zusammenarbeit mit der Nachhaltigkeitswoche (Responses)») als Google Sheet abgespeichert. Die Antworten können anschliessend für die Organisator*innen, z.B. als Ideen für mögliche Events, veröffentlicht werden. Aktuell ist die für Organisator*innen zugängliche Datei unter 7. Nachhaltigkeitswoche 2019\NHWZ19\Ressorts\Kommunikation\Zusammenarbeit mit Externen Organisationen\«Organisationen» abgespeichert.

Da dieser Teil der NHWZ noch nicht stark etabliert/institutionalisiert ist besteht noch viel Handlungsspielraum. D.h. die aktuelle Lösung ist nur eine von vielen Möglichkeiten externe Organisationen die die NHWZ einzubeziehen.

Tipps:

  • Je nach Organisation kann es sich lohnen sie direkt mit einem passenden Event zu vernetzten.

2.2 Werbung in den Vorlesungen

Die Werbung in den Vorlesungen ist in zwei Phasen relevant: Am Anfang des Herbstsemesters, um auf den Kick-Off aufmerksam zu machen und am Anfang des Frühlingssemester auf die NHWZ an sich aufmerksam zu machen. Die Werbung in den Vorlesungen eines der effektivsten Werkzeuge um Student*innen zu erreichen. Dem entsprechend gross ist der Einfluss des Erfolges der Werbung in den Vorlesungen auf die Anzahl Interessent*innen am Kick-Off und Besucherzahlen während der Woche. Umso wichtiger ist es, Organisator*innen zu motivieren in ihren Studiengängen und an ihrer Hochschule Werbung für die NHWZ zu machen.

In der Vergangenheit wurde die Werbung an sich meist von vielen verschiedenen Personen übernommen, während das Ressort Kommunikation die Werbung koordinierte. Zur Koordination gehört das Erstellen einer Liste von Lehrveranstaltungen und das Bereitstellen von Unterlagen.

Da noch nicht alle Dozent*innen die NHWZ kennen empfiehlt es sich im Vorherein per Mail anzufragen ob es möglich ist, die NHWZ kurz vorzustellen. Hier gilt je früher desto besser, insbesondere bei grossen Vorlesungen, da diese von vielen studentischen Organisationen angefragt werden und nur eine limitierte Zeit zur Verfügung haben.

Tipps:

2.3 Pressearbeit

Die Pressearbeit umfasst das Verfassen von Pressemitteilungen, das Kontaktieren von Zeitungen, Medienhäusern und Kommunikationskanälen, und das Geben bzw. Vermitteln von Interviews. Das effektive Kommunizieren von Inhalten ist eine Wissenschaft an sich. Deshalb wird hier nicht weiter darauf eingegangen, sondern auf die detaillierteren Informationen auf der Drive im Ordner 7. Nachhaltigkeitswoche 2019\NHWZ19\Ressorts\Kommunikation\Pressearbeit\Ressourcen hingewiesen.

Tipps:

2.4 Betreuung von Mail Accounts der NHWZ

Die NHWZ als Organisation hat zwei Mail Accounts: info@nachhaltigkeitswoche.ch als allgemeine Anlaufstelle für Personen die mit der NHWZ in Kontakt treten möchten und zurich@sustainabilityweek.ch als Kommunikationsschnittstelle der Sustainability Week Switzerland zwischen verschiedenen Nachhaltigkeitswochen.

Da die konkrete Reaktion auf die Mails vollständig vom Inhalt der Mails abhängt, lässt sich nicht viel über das beantworten sagen. Tendenziell braucht es am Anfang etwas Zeit, um sich daran zu gewöhnen und wird mit wachsender Erfahrung immer einfacher. Während dem Jahr gibt es eher wenig zu tun (0/1 Mail pro Tag), während der Woche kann es aber sein, dass zehn oder mehr Mails pro Tag beantwortet werden müssen.

Tipps:

  • Verwendet ein Mail Programm, das euch entspricht und alle Funktionen hat, die ihr benötigt. Im Notfall könnt ihr hierzu auch Geld von der NHWZ beantragen.
  • Je nach dem wie ihr eure Mail Accounts organisiert, kann es euch viel Arbeit sparen, wenn ihr die Mails vom einten Account an einen anderen weiterleitet. Passt aber auf, dass ihr immer mit der Adresse antwortet, mit der ihr antworten wollt.
  • Das Verwenden von Signaturen vereinfacht das Schreiben von Mails und verleiht den Mails eine gewisse Professionalität.
  • Andere Nachhaltigkeitswochen der Schweiz können kontaktiert werden, in dem der englische Name der jeweiligen Stadt vor das «@» eingefügt wird: lucerne@sustainabilityweek.ch oder geneva@sustainabilityweek.ch.
de/ressorts/kommunikation.txt · Last modified: 2019/09/16 16:26 by itadmin