Die NHW findet in der Zweiten Märzwoche statt.

Oktober Nachdem das grobe Konzept der NHW innerhalb des Organisationsteams geklärt ist, sollte man es bei einem Treffen mit ETHsustainability vorstellen. Dort können grundsätzliche Unklarheiten und Überschneidungen ausgeräumt werden und zudem Vertrauen zu dieser Institution aufgebaut werden.

Mitte Dezember Gesamtkonzept der NHW von Bewilligungsstelle bewilligen lassen. Spätestens 2 Monate vor Veranstaltungsbeginn muss ein ausführliches Konzept bei der Bewilligungsstelle eingereicht werden! Wir empfehlen aber, das viel früher zu machen, damit man rechzeitig alle Bewilligungen hat und nicht kurz vor der Woche auf die Nase fällt.

Oktober Festlegen der Projekte, Veranstaltungen und Podien im Plenum.
Festlegen von Universtitätsvertretern und Wochentagskoordinatoren

Anfang Dezember Deadline für Konzeptabgabe.

Ende Dezember Alle Konzepte müssen eingereicht sein! Das ist wichtig für Planung von Infrastruktur und Marketing.

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Deadlines

Nach erste/zweite Sitzung

1. Marketing Teams herstellen: Medienkommunikation, Plakate, Social Media, usw.

19.12.2016

1. Einrichten Texte Leporello
2. Poster Design ist hergestellt

Dieser Zeitplan wurde ursprünglich für die ETH geschrieben.
Wenn wir uns an allen Unis daran halten, dann gibt es keine Probleme, denn die ETH ist strenger als die anderen.
Anmerkungen zur UZH finden sich hier.

Grundsätzlich Falls etwas unklar ist: Nachfragen bei Standortkoordination der Vorjahres, Hauptkoordination der NHW, offiziellen Stellen der Uni etc. gilt: Ein Telefon kann mehr klären als hundert Mails!

Mitte Oktober Gewisse Stellwände und besondere Räume müssen noch vor den normalen Reservationsanfragen angefragt werden, damit sie uns niemand wegschnappt.

1. Bei Info & Service-Center im HG die Plakatstellwände vor der Mensa Polyterrasse reservieren für den Zeitraum eine Woche vor und während der NHW
2. Bei Bewilligungsstelle per Mail Plakatstellwände auf Zufahrt Polyterrasse auf beiden Seiten reservieren
3. Bei Raumreservationsstelle spezielle Räume reservieren (z.B. Audimax für Podien oder Alumni Pavillon für ganztägige Veranstaltungen etc.). Vorhandene Reservationsnummer nicht vergessen!
4. Falls benötigt Lagerräume an den verschiedenen Unis (besonders ETH und UZH)

Dezember Treffen mit Standortverantwortlichen der anderen Hochschulen vereinbaren. Formular für das Eintragen von Raumwünschen erstellen und an alle Organisierenden der NHW verschicken. Es soll eine Deadline abgemacht werden (spätestens vor Weihnachten), bis zu der die Mitorganisierenden euch die Raumwünsche geschickt haben müssen.

Mitte Dezember Treffen mit dem Haudienst vereinbaren. An diesem Treffen soll das grundsätzliche Format der Veranstaltungen auf ihre Machbarkeit geprüft werden. Sollten von uns aus auf sie zugehen.

Januar Tabelle mit Raumreservationsanfragen an die Raumreservation schicken (Vorhandene Reservationsnummer nicht vergessen!). Von Mitte Dezember bis Anfang Januar habt ihr Zeit, offene Fragen zu den Reservationswünschen mit den Verantwortlichen der Veranstaltungen zu klären. Wichtige Angaben für die Reservationsstelle sind:

1. Reservationsnummer (bei ETH sehr wichtig)
2. Raumgrösse (Personenanzahl)
3. Sonderausstattung (Videokonferenz etc.)
4. Für Apéros muss ein Foyer reserviert werden, Apéros dürfen meist nicht in den Räumen abgehalten werden!

Bewilligungspflichtige Veranstaltungen (alles was über normale Raumnutzung hinausgeht; Polyterrasse) in Form einer „Liste der geplanten Aktionen“ an die Bewilligungsstelle schicken.

Anfang Februar Webbanner/-teaser aufschalten lassen und Monitore in Gebäuden reservieren.
Materialanfrage an Hausdienst: Sämtliche zusätzlichen Materialien wie Mikrofone, Stellwände, Stromanschlüsse (z.B. auf Polyterrasse) etc. müssen rechtzeitig bestellt werden!
Zudem beim Hausdienst den Aufbau des Infodesks bestellen falls benötigt.

Mitte Februar Plakate drucken und aufhängen (Aufhängen mit Marketing Team absprechen):

• An allen reservierten und bewilligten Standorten A0-,
• An allen öffentlichen Stellwänden A3-Plakate aufhängen

Plakate wieder abhängen!

Nach der Woche ist es wichtig, die Plakate wieder ordnungsgemäss zu entsorgen, um sich Ärger mit dem Hausdienst zu ersparen.

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