1. Wer ist dein Zielpublikum? (Studiengänge, bereits nachhaltig oder noch nicht?)
2. Was für ein Thema (Essen, Energie etc…)
3. Was für ein Format? (Podium / Vortrag / Diskussion / Workshop etc)
4. Raum reservieren (früh genug daran denken!)
5. Leute googeln und finden (Politik, Professoren, Buchautoren etc)
6. Leute anschreiben (siehe Template im Anhang, entsprechend anpassen, personalisieren!!!)
7. Reserve Leute überlegen, falls die 'first choice' absagt
8. Letzte Vorbereitungen (Mail an die Speakers, Infrastruktur checken etc.)/
9. Event durchführen

Eine Vorlage, was alles in einem Konzept sein sollte, findest du hier.

Zur Anschrift eines Referenten findest hier (Deutsch,Englisch) eine ausführliche Vorlage.

Damit wir alle eine einheitliche Mailanschrift haben, solltest du dir diese Signatur unter deine Mails setzten.

Falls du Organisationen und Firmen anschreiben musst, nutze diese Weisung zur Zusammenarbeit.

Eine ausführliche Checkliste zum Event selber findest du hier.

Die Events sollten werktags nicht vor 12:00 beginnen. Zudem sollten sie sich an gleichen Standorten zeitlich nicht überschneiden. Von dieser Regel enthalten sind Kochkurse. Die maximale Dauer eines Events sind ca. 3 Stunden.

Mit dem wachsenden Erfolg der NHW stieg auch das Interesse externer Organisatoren, sich aktiv zu beteiligen. Im Sinne des nachhaltigen Handelns, sollte gut überdacht werden, wer als möglicher Partner angeschrieben werden soll, bzw. angenommen werden soll. Dazu ist es sinnvoll eine Liste zu kreieren, wer bereits in der NHW beteiligt war, wer gerne mitmachen würde und weshalb. Die Partner sollen nicht direkt an der Organisation beteiligt werden, sondern über genannte Partnerliste den Studierenden vermittelt werden. Diese können dann effektiv entscheiden, wer bei der Organisation beteiligt wird. Hierbei ist anzumerken, dass das KT die wichtige Funktion besitzt diesen Austausch zu regeln und zu überprüfen, dass Firmen nicht mehrmals angeschrieben werden und alte Partner nicht vergessen werden.

Ähnlich wie beim gesamten Team der NHW wird auch bei unseren Partnern eine ehrenamtliche Beteiligung angestrebt. Dies liegt unter anderem daran, dass das Budget der NHW schlichtweg begrenzt ist. Ausnahmen hierzu werden weiter unten beschrieben. Wichtig ist, dass allerlei anfallende Spesen übernommen werden. Falls ein Partner aber auf eine Finanzierung angewiesen ist, so ist eine Entschädigung von bis zu 150 CHF in Absprache mit dem KT möglich. Hierbei ist die Verhältnismässigkeit und den Aufwand für die Arbeit zu betrachten (die NHW stellt keine Referate in Auftrag). Weiterhin dürfen die Referenten ihren Auftritt als Werbeplattform für eine breite Audienz nutzen.

Erwähnte Ausnahme entstehen bei der Moderationen und ähnlichen Dienstleistungen, da diese ihre Tätigkeiten meistens Hauptberuflich und professionell ausüben. Spezifischer betrifft dies den Einsatz von Moderatoren bei Podiumsdiskussionen, Slamern bei einem Poetry Slam und den Auftritt einer Band oder eines DJs bei der traditionellen Abschlussparty. Der Preis wird hier durch das Marktangebot bestimmt. Die NHW ist angewiesen auf eine preisgünstige aber qualitativ hochwertige Leistung. Nach Absprache wurde die Range für die Moderation von 500 CHF bis zu 1500 CHF angelegt. Jene für Slamer bei 100 CHF und bei Bands und DJs 200 CHF pro Person. Diese Bezahlungen sind für die ganze Beanspruchung zu verstehen und nicht als Stundenlohn o.ä.

Falls für ein Event kleinere Ausgaben zu tätigen sind, werden diese von den Mitwirkenden übernommen. Biete behalte die Quittungen dafür auf, da wir dir sonst das Geld nicht zurückzahlen können. Falls Ausgaben von bis zu 150.- CHF anfallen, sollte das Kernteam kontaktiert werden.

Die Organisatoren sind dazu verpflichten, den Referenten unsere Präferenzen mitzuteilen. Dies beinhaltet auch, dass ein Referent nachhaltig anreisen muss. Eine Anreise per Flugzeug ist komplett untersagt. Eine Anreise per Auto wird nicht finanziell von der NHW übernommen, wobei hingegen die Kosten für eine Anfahrt per öffentlichem Verkehr organisiert und ausgezahlt wird. Eine allfällige Übernachtung, falls absolut nötig, wird von der NHW aus gewährleistet und bezahlt.

Für die Apéros ist eine extra Person verantwortlich. Die Mitwirkenden müssen das nicht selbstständig organisieren! Bei Fragen und zur Nachfrage bitte eine Mail ans Programm